9 BƯỚC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TẤT NIÊN HIỆU QUẢ

1. Điều tra và tổng hợp các nhu cầu của công ty, mục đích là gì? Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình xây dựng một kế hoạch tổ chức team building tất niên bài bản. Bên cạnh vấn đề nhân sự đang gặp phải, Doanh nghiệp cũng nên cân nhắc cả về các nhu cầu và mong muốn cụ thể khác, sau đó viết đầy đủ và rõ ràng ra giấy để so sánh và cân nhắc kỹ trước khi tiến hành bước tiếp theo.
2. Quyết định nguồn tổ chức team building tất niên: chọn in-source (nhân sự nội bộ) hay outsource (thuê ekip công ty sự kiện team building). Sự chọn lựa này ảnh hưởng đến toàn bộ các kết quả mà doanh nghiệp muốn đạt được. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ để ra quyết định đúng đắn. Theo một điều ra từ tạp chí Times (Mỹ), những doanh nghiệp sử dụng dịch vụ team building doanh nghiệp outsource thường mang lại hiệu quả cao hơn rất nhiều. Tại sao như vậy? 3 lý do lớn nhất đó chính là: sự chịu trách nhiệm, khả năng yêu cầu người tham gia tuân thủ kỷ luật (không có sự nhượng bộ, cả nể) và trình độ chuyên môn hóa cao.
3. Đề xuất và phê duyệt địa điểm tổ chức tất niên, thời gian tổ chức – hoạch định phương án kinh phí: Tổng hợp báo giá dịch vụ để làm căn cứ lựa chọn các hạng mục dịch vụ có giá tiền phù hợp với khả năng tài chính. Từ đó chốt báo giá cuối cùng với bộ phận hoặc đơn vị tổ chức.
4. Xây dựng chương trình/ kịch bản hoạt động chi tiết phù hợp với nguồn kinh phí đã phê duyệt: Ở bước này cần có sự phối hợp liên tục giữa người đại diện doanh nghiệp với đơn vị tổ chức để xây dựng chương trình bám sát mong muốn của lãnh đạo doanh nghiệp.
5. Đặt dịch vụ và thanh toán tiền cọc cho các đối tác. Bước này rất quan trọng. Đây là bước giữ chỗ dịch vụ để tránh việc đối tác bị full slot sớm và không còn chỗ trống vào ngày tổ chức team building đã phê duyệt.
6. Rehearsal (diễn tập, chạy thử): Bước này là bước để nhìn lại và chốt chương trình lần cuối. Với các chương trình nhỏ, nhu cầu đơn giản không cầu kỳ thì có thể bỏ qua bước này hoặc đơn giản hóa lại bằng các phương thức xác nhận trực tuyến để tiết kiệm các nguồn lực.
7. Thực hiện chương trình team building tất niên: setup, thi công, dẫn dắt, kiểm tra, giám sát, thực hiện theo kế hoạch/ chương trình/ kịch bản đã phê duyệt. Bạn cần lưu ý nguyên tắc LINH HOẠT để giải quyết các vấn đề hiệu quả và phù hợp với tình hình thực tế. Không nguyên tắc cứng nhắc.
8. Đánh giá chương trình: Đây là giai đoạn quan trọng để nhìn nhận lại, đánh giá mức độ hoàn thành chương trình có như mong đợi hay không, những điều đã làm được và chưa làm được. Rút kinh nghiệm, ghi chú ra giấy rõ ràng và chi tiết vấn đề gặp phải, giải pháp khắc phục, lưu hồ sơ cho những đợt year end party team building kế tiếp. Song song với đó, bạn cần theo dõi hiệu quả và tác động của team building tất niên với đội ngũ nhân sự. Đánh giá sự chuyển biến trong tâm lý người tham gia team building, cũng như sự thay đổi trong tác phong, tư duy nhận thức, phát triển bản thân, giao tiếp, quan tâm chia sẻ giữa các đồng nghiệp, bảo vệ tài nguyên chung, bí mật công ty, giữ vững mục tiêu chung hay không.
9. Thanh toán chi phí hợp đồng còn lại cho đối tác, nhận các ấn phẩm hình ảnh/ video (nếu có) và hóa đơn tài chính theo quy định.